Беспорядок в документах относится к одним из самых неприятных издержек бизнеса. Как-никак, он, как и все остальное в этом мире, не возникает просто из пустоты, а является непосредственным результатом наших мыслей и поступков. Сегодня мы предлагаем пять эффективных советов, которые смогут помочь всем желающим одолеть чувство безграничного бумажного хаоса.

Совет первый. Рассчитывайтесь наличными.

    Безнал придумали беспомощные. Не поддавайтесь на их уловки, даже если вам и будут предлагать даром открыть расчетный счет. Лучше носить с собой приличное количество денег. Захотели купить товар – выложили пачку. Надо рассчитаться за услугу – еще одна пачка. А сотрудникам, по большому счету, все равно, в каком виде получать зарплату, - им главное, чтобы деньги просто выплачивали.

   Главное вы так и действуйте до первого отчетного периода. Ну а когда налоговая скажет обосновать расходы документами, вы им скажите, что даже и не представляете, как такое могло выйти, и вообще это не ваша компания.

Совет второй. Складывайте все в одну кучу.

   Самую разную документацию – счета, договоры, счета-фактуры, акты,– складывайте все в одну кучу – потом же все равно придется их разбирать. А так, хоть все в одном месте будет лежать. К тому же, не обращайте никакого внимания на статус: исходящие или это входящие документы. Не создавать же две кучи! Кроме того, и те и другие выглядят же практически идентично.

   Когда же контрагент или клиент попросит вас выслать оригинал документа, просто сообщите, что если ему так это надо, пусть он сам приезжает и ищет свой документ или пусть ждет до того случая, когда у вас будет время разобраться с документами.

Совет третий. Не обращайте внимания на объемы.

    Документация – это же не молоко, она не прокиснет от того, что полежит месяц или другой в куче. Где-то там потом (скорее всего, это будет перед отчетностью) вы их непременно все разберете. А пока нужно делом заниматься, а не в бумажках рыться.

Кроме того, событие прошло, товар уже куплен, а услуга оказана. Каждый должен быть счастлив и доволен. А бюрократии в наше время и так хватает.

Совет четвертый. Пишите простым карандашом.

    Будьте проще, заполняйте документацию простым карандашом. Какая вообще разница, главное, чтобы в ней стояла ваша подпись. А вот если вдруг ошибетесь, то всегда можно будет быстро исправить ошибочку, не перепечатывая по несколько раз.

    Наличие помарок – это же не смертельно. Ну, подумаешь, не так что-то написал. Закрасьте обычным штрихом или зачеркните, а сверху просто впишите правильный вариант. Ну, это же не ЕГЭ, а просто обыкновенная рутинная первичка.

Совет пятый. Не доверяйте всяким сервисам.

    Почто вам какие-то там сервисы? Когда документация лежит перед глазами в одной кучке – поверьте, это куда надежнее, чем хранить их в интернете. Зачем вам вести историю по контрагентам, делить разные документы по группам и посылать их по электронной почте, еще и в нужных форматах. Это все лишнее.